Apprivoiser les outils numériques : ne restez pas seul !

 

Inscrit dans le programme de la semaine Aquiversaire, le CAC33 organisait le 17 septembre, en partenariat avec Aquinum, un atelier sur le thème des « Facilitateurs numériques ».

 

Rashel Réguigne, formatrice Web et créatrice de StudioXine, est entrée de suite dans le vif du sujet en présentant une panoplie d’outils susceptibles de nous faciliter la vie. En fin d’atelier, Rashel a même consacré du temps à faire des démos aux volontaires, davantage tentés par la technologie que par le buffet !

 
 

Sa sélection d’outils pratiques :
Doodle, pour planifier vos événements, réunions, rendez-vous,…
Google Drive, pour stocker vos fichiers et y accéder n’importe où : sur le Web, sur votre disque dur ou lors de vos déplacements,
Dropbox, pour stocker et partager facilement vos fichiers,
SugarSync, pour synchroniser dossiers et documents, stocker, sauvegarder vos fichiers de manière sécurisée et « mieux dormir la nuit »,
Azendoo, pour gérer vos projets et tâches collaboratives,
Evernote, le bloc-notes malin pour gérer notes et documents,
Zoho CRM, pour qualifier vos contacts et ne plus laisser végéter le tas de cartes de visite stockées dans un coin du bureau,
Pixlr Editor, pour agrémenter vos posts avec des infographies facilement réalisées, directement depuis de votre navigateur Web.

 

Au-delà des autres outils cités à chaque table ronde (voir plus bas), les débats ont essentiellement porté sur la nécessité de rester en veille sur ces évolutions technologiques. Tout en restant conscient qu’il ne faut pas tout vouloir maîtriser sur chaque support mais prendre ce dont on a vraiment besoin, et pour travailler et pour gagner du temps. Car le paradoxe vient des évolutions informatiques permanentes : à peine commence-t-on à apprivoiser un outil que sa dernière mise à jour vient perturber ce que l’on avait déjà assimilé. Et le gain de temps peut prendre des allures de galère chronophage ! Pour éviter ce stress face au changement technologique, la bonne idée est de se faire aider, en allant voir des tutoriels sur Youtube par exemple ou en posant des questions sur les forums. Quelqu’un avant vous a eu les mêmes difficultés donc les réponses sont forcément disponibles sur internet !

 

Autre bonne attitude soulignée par les participants : si ce n’est pas intuitif pour vous et trop compliqué à manipuler, n’y allez pas ! Personne n’a le même degré d’intuition ; le but étant, rappelons-le, de gagner du temps, pas de s’énerver pendant des heures !

 

Antoine Chotard, responsable veille et prospective au sein d’Aquitaine Europe Communication (qui nous accueillait), a rappelé en conclusion quelques idées parfois oubliées, notamment sur la gratuité de la plupart de ces outils. Nous devenons très exigeants vis à vis de supports qui nous aident au quotidien alors que nous ne déboursons rien pour cela. Il faudrait qu’ils soient simples, fluides et adaptés à chacun !

 

Quant au gain de temps supposé, « oui » dit Antoine Chotard, à condition là encore de faire preuve de bon sens : tous ces supports facilitent la vie professionnelle – mode collaboratif, sauvegarde, stockage, partage, limitation du versionning et du nombre de mails – à condition de mettre de l’intelligence dans leur utilisation et de leur appliquer les principes de bases d’une bonne organisation. Un pré-requis indispensable pour gagner du temps !

 

Autres outils cités lors de l’atelier :
Diigo, pour faciliter votre veille, vos revues de presse et ce, de manière collaborative,
Dashlane, pour gérer vos mots de passe,
Yammer, réseau social professionnel plutôt tourné vers l’interne,
Trello, pour organiser vos tâches,
Excel, pour réaliser vos tableaux de bord, fichiers clients,… gérer vos alertes (relances,…) ou planifier vos tâches,
Bugzilla, Codendi, pour le suivi des bugs en informatique,
Outlook (Microsoft Exchange), pour gérer votre messagerie électronique, vos calendriers, planifier vos réunions et suivre vos tâches,
Google Drive, Agenda, pour avoir une vision d’ensemble quand vous êtes actif sur plusieurs fronts (perso, pro, asso,…),
Knox, pour filtrer vos appels automatiquement en fonction de tranches horaires prédéfinies,
Feedly, Scoop-it, pour suivre vos contenus favoris, faire votre propre veille,
CamScanner, Flashcode, pour numériser vos documents, lire les code-barres,
GoToMeeting, GoToWebinar, pour organiser vos réunions et webinaires en ligne,
Hangouts, Skype, pour communiquer, envoyer et recevoir des messages, des photos,
Powerpoint, Prezi, pour réaliser vos présentations,
Bitly, Owly, Snip.ly, pour raccourcir simplement les URLs, afin de faciliter leur envoi par mail ou leur partage sur les réseaux sociaux,
AdBlock, pour bloquer les bandeaux publicitaires intégrés aux pages Web.

 

— Par Claire Goutines, rédactrice, cabinet de rédaction Zanzibar

 

— Crédit photo : © Rashel Réguigne
— Crédit photo : © Antoine Chotard

 

  1. Bonjour,

    Merci pour ce compte-rendu, je n’ai pu me rendre à l’atelier.
    Et je le regrette, puisque dans la liste des logiciels, il apparait clairement une mise en avant de logiciels Microsoft (Excel, Outlook, Exchange, Powerpoint).

    Il existe des logiciels Open Source d’usage Libre, qui proposent des services équivalents sans subir les contraintes d’une stratégie éditeur (ni les coûts d’une licence comme celle de Microsoft Office) :
    Thunderbird, pour les mails et le carnet d’adresses, l’agenda
    Libre Office, qui remplace Excel, Word et contient aussi un outil de présentation
    Zimbra pour gérer un serveur de mails à la place d’Exchange
    Et bien d’autres encore…

    Je ferai mon possible pour venir au prochain atelier !
    Cordialement.
    Arnaud